Hogyan lesz valakiből beszerzési igazgató, milyen utat kell bejárnia?

Hát nem rövidet. Azt nem tudom, hogy mi a standard, csak arról tudok beszélni, hogy én hogyan kerültem ide. Körülbelül nyolc éve vagyok a Merkúr üzletlánc munkatársa, beszerzőként alkalmaztak, ital termékfelelősként kezdtem, konkrétan a polcok között.

Akkor még a beszerzési osztály a C+C-ben volt, és én másfél hónapig a polcok között kerestem a helyem, próbáltam felszedni azt a termékismeretet, ami szükséges ahhoz, hogy a beszerzési feladatokat el tudjam látni.

Utána pedig elkezdtem magát a hátteret tanulni, mi a cégnek a politikája, milyen számítógépes programokat használ, hogyan vannak felépítve a folyamatok, mi mivel függ össze. Ezt ital- termékfelelősként nyolc évig csináltam, és körülbelül egy éve – a cégben végigment változások után – felkértek, hogy vállaljam el a beszerzési funkciót.

Kérdés nélkül igent mondtam, utána kezdtem gondolkozni azon, hogy ez azért nem lesz egyszerű. De szépen lassan, azzal a tapasztalattal, amit összeszedtem az elmúlt pár évben, plusz az elméleti ismereteim alapján úgy érzem, hogy elég jól kezdek belerázódni. Az biztos, hogy nem mindennapi feladat. Iskolapadból nem lehet ebbe a székbe beülni, kell egy nagy adag tapasztalat ahhoz, hogy ezt a feladatot el tudd látni.

Egy beszerzőnek milyen feladatai vannak?

Elég komplex és szerteágazó az, amit mi csinálunk. Ha röviden kell válaszolni, akkor kapcsolattartás a beszállítókkal és kapcsolattartás az üzletekkel. A beszerző megveszi az árut, de az üzlet adja el.

Ez egy elég hosszú folyamat. Onnan kezdve, hogy kinézzük az árut, követjük az aktuális trendeket, toppon kell lenni a piaci trendekkel kapcsolatban, kell ismerni a piaci árakat, tudni kell, hogy az adott termék képes-e beilleszkedni abba a portfólióba, amivel a cég már rendelkezik, megállja-e a helyét a polcokon, vagy már egy kifutófélben levő termék, ami valószínű, bennragad. Ezeket mind a beszerzőnek kell eldöntenie.

A mi cégünkön belül a beszerző feladata az árpolitika is, a megvásárlástól az eladásig figyelnünk kell a terméket. A beszerző állítja össze az akciós tervet, amivel a vásárlóközönség az akciós újságokban találkozik.

Ezenkívül eleget kell tenni a kéréseknek is, hiszen folyamatosan jönnek a kérések az üzletek részéről, és igyekszünk reagálni rájuk. Természetesen azt nem tudjuk bevállalni, hogy a napi húszezer vásárló összes problémáját azonnal megoldjuk, de igyekszünk a problémákat csoportosítani, és a gyökerekig visszamenve megoldani őket.

Erre azért is fektetünk nagy hangsúlyt, mert a beszerző munkája igazából az üzletekben kell, hogy látszódjon, akkor dolgozik jól egy beszerző, ha olyan terméket tesz a polcra, ami eladható és az egész szervezet fenntartható ezáltal.

Egy beszerzési igazgató esetében mit jelent a siker?

A siker egy érdekes dolog. Sok mindent takarhat. És nagyon függ attól, hogy mit és hogyan szeretnénk nézni.

Ha a számokat nézzük, akkor azt jelenti, hogy a tulajdonosi kör és a cégvezetés által az év elején meghatározott cél teljesül. Ehhez kellenek az eszközök, kell a csapat, és kellenek a jól felépített folyamatok. Talán ez a három dolog az, amire a leginkább oda kell figyelni ahhoz, hogy eredményesek legyünk.

De én annak is tudok örvendeni, és azt is sikerként könyvelem el, ha az emberek, akikkel dolgozom szívesen dolgoznak velem. Ez is siker, bár nehezebben számszerűsíthető.

Mi inspirálja?

Talán az, hogy nap mint nap találkozom új feladatokkal, amelyeket meg kell oldani. Én alapjában véve nem szeretem a rutin feladatokat, az ember abba hamar beleun. De itt mindennap egy új feladat, egy új termék, egy új kihívás van.

Ilyen kihívás volt például a bio részlegünk. Ráéreztünk arra, hogy erre most igény van, mindenki egészségesen szeretne élni. Ezért egyre nagyobb területet adtunk neki, egyre több termék került a polcokra.

Ezeknél a kihívásoknál az az izgalmas, hogy belevágunk a sűrűjébe, és körülnézünk, hogy ott mi látszik. Mert sosem tudhatjuk előre, hogy mi lesz a vége egy olyan útnak, ahol még nem jártunk.

Ha a termék megfelel az elképzeléseinknek, akkor belistázzuk, felkerül a polcra és adunk neki egy esélyt. Ez három hónaptól kilenc hónapig tarthat, az adott termék függvényében, és vagy megmarad a polcon, vagy ha nem válik be, akkor kilistázzuk.

Újdonságok esetében nincs olyan, hogy biztos termék. Általában tíz termékből nyolc elbukik.

A termékek mindenhol hasonlóképpen viselkednek, vagy üzletspecifikus is, hogy mit lehet eladni?

Üzletspecifikus is. Igazából az egész Merkúr üzletlánc üzletpolitikája erre a felismerésre épül. Minthogy hatalmas a nyomás a multik részéről, mi úgy próbálunk életben maradni, hogy próbálunk más termékportfólióval jelen lenni a piacon. Ezért is figyelünk arra, hogy az adott térség termelői, kiemelt helyet kapjanak üzleteinkben.

Egyébként minden üzletünk különbözik, s nem csak méretében.

Milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie annak a beszerzőnek, aki be szeretne kerülni a csapatába?

Szerencsés helyzetben vagyok, mert örököltem egy jó csapatot, amibe nem kellett még új embert felvenni.

Úgy látom, hogy jelenleg ahány beszerző van, annyiféle ember. Mindenkinek megvannak az erényei és a hibái, de szerencsére egy nagyon erős és nagyon tapasztalt beszerzési csapattal dolgozunk. Mindenki nagyon régi a szakmában, és pontosan tudja, hogy mit kell csinálni.

De amire egy beszerzőnek szüksége van, az a kreativitás, az önálló munkavégzés és a kommunikációs képesség. Ez a három nagyon fontos. A többit meg lehet és kell tanulni, hiszen nem árt azért egy kevés felhasználói szintű informatikai tudás, a törvényeket is jó ismerni, és a négy alap matematikaműveletre is szükség lehet időnként. Ezek nélkül nehéz jó beszerzőnek lenni.

Mi az, amitől fél? Mi az, amit szeretne elkerülni?

Ezt a munkát félelemmel nem lehet csinálni. Nap, mint nap döntéseket kell hozni, és ha félünk egy döntéstől, akkor abból nem lesz jó döntés.

Ugyanakkor sok mindent szeretnék elkerülni. Például azt, hogy egy döntésnek hosszú távon negatív eredménye legyen. Rövid távon aránylag könnyű beazonosítani és korrigálni egy hibát, hosszú távon viszont szinte lehetetlen.

Mi az, amiről bármikor lemondana, és mi az, amit semmiképp sem szeretne elveszíteni?

Vezetőként van, amikor negatív döntéseket is kell hoznom. Ezek nekem kicsit nehezebben mennek. Szívesen lemondanék róluk. De sajnos nem tehetem.

Amiről viszont nem szeretnék lemondani, az az emberi méltóság.

Minden nap tárgyalunk, és pontosan tudnunk kell, hogy meddig lehet egy tárgyalásban elmenni, meddig lehet húzni azt a cérnát, hogy ne szakadjon el. Nekem, mint Elan Trio alkalmazottnak a céget kell képviselnem minden tárgyalási esetben, de van egy olyan határ, amit nem lehet túllépni.

Régebb is azt mondtam, és most is azt mondom, hogy a beszállítókban a partnereket keressük, és a partnerekről nem szokás az utolsó bőrt is lehúzni. Meg kell kapni azt a mezsgyét, ahol nekünk is jó, de ő sem jár rosszul.

Ez a személet talán a Góbé termékek esetében látszik a legjobban. Amikor elindult a Góbé termék projekt, akkor nem az volt a lényeg, hogy kereskedelmi szempontból nekünk legyen egy új márkánk, hanem az, hogy juttassuk piachoz a helyi termelőket.

Mikor és miért szokta a csapatába tartozókat megdicsérni?

Amikor kiemeltek a csapatból, akkor azt mondtam a kollégáknak, hogy továbbra is a csapat tagja szeretnék maradni. A feladatköröket koordinálom, de azt szeretném, hogy mindenki önállóan dolgozzon. Szerencsére mindenki tudja, hogy mit és miért kell csinálnia.

Annyira rég együtt vagyunk, hogy elég csak rájuk néznem, és már abból tudják, hogy dicséret van, vagy szidás. De ha valakinek arra van szüksége, akkor elmondom, hogy mi jó, és mi nem jó. Röviden és velősen.

Pár éve szinte változatlan a csapat. Mi tartja össze ezeket az embereket?

Fontos, hogy vezetőként tisztázd magadban, hogy mi is a dolgod. Persze vannak napi feladatok, amiket meg kell csinálni, és vannak szigorú határidők, amiket be kell tartani, de nem szabad ráülni egy beszerző nyakára, meg kell hagyni neki a szabadságot, hogy dolgozni tudjon.

Mikor a céghez kerültem, akkor meglepődtem azon, hogy mennyire szabad kéz volt adva egy beszerzőnek, mindamellett, hogy mekkora pénzekről van szó, és mekkora felelősség van egy beszerző nyakán.

Mert elkölteni el lehet azt a pénzt, de okosan kell elkölteni. És ehhez önállóan dolgozni és dönteni képes emberek szükségesek.

Másrészt vezetőként nem is lennék képes arra, hogy mindenik beszerzővel mindegyik napi döntését átbeszéljem, egyszerűen nem férne bele az időmben, és minden megakadna nálam. Azonkívül a beszerzők sok esetben jobban érzik a saját területüket, mint én. Ezért ha nem hagyod meg a szabadságukat, akkor igazából működésképtelenné teszed a céget.

Milyen az a beszállító, akivel szívesen dolgozik együtt?

Amelyik a partnert látja bennünk. Azzal, amelyik csak ránk sózza a termékét, és aztán többet szinte nem is látjuk, én nem szeretek dolgozni. Azokat a beszállítókat szeretem, akik azután is törődnek a termékükkel, miután az üzletekbe kerültek.

Mi a lehetőséget megadjuk, kitesszük a polcra, de egy termék sokkal kellendőbb, ha a termelő, a beszállító is fogja a kezét.

Ez a törődés mit is jelent?

Egy termékkel úgy lehet törődni, hogy el kell juttatni az információt a vásárlóig. Lehet, hogy a vásárló először a polcon találkozik a termékkel, és ott dönti le, hogy tetszik-e neki vagy sem. De sokkal több esélye van a terméknek, ha a vásárló már úgy jön be az üzletbe, hogy azt a terméket keresi, hiszen a különböző kommunikációs csatornákon már lejutottak hozzá a termékkel kapcsolatos információk.

De törődés lehet a termékbemutató, az akció, vagy a kóstoltatás is.

Az, hogy van egy termék és van egy ára ma már kevés. A vásárlónak tudnia kell, hogy mit tud a termék és miért érdemes azt választania. Másképp szinte lehetetlen az eladása.

A termelőnek azt kell megértenie, hogy a kereskedő cég egyedül nem képes sikerre vinni egy terméket, csak ha ő is segít, szükség van a termelő hozzáadott értékére is.